標籤機客戶案例：大型企業用標籤機實行的訪客管理

客戶背景

我們的客戶是一間大型企業公司，日常接待約 50-100 位訪客，來自不同背景的供應商、面試者及合作夥伴。傳統訪客管理依賴紙本登記與手動驗證，不僅耗時費力，還易生安全隱患。隨著業務的擴展和訪客量的增加，客戶就需要面對如何高效、安全地管理訪客信息，成為了一項需要解決的問題。標籤解決方案以其高效、智慧的特性，正成為訪客管理的首選工具，幫助機構實現「零延遲、零錯誤」的接待體驗。

客戶正在面對的困難

1. 訪客資訊記錄不完整

• 手寫易出錯： 訪客資料的記錄之前是依賴手動填寫，容易造成信息遺漏，如未記錄訪問時間或訪客身份等關鍵信息。
• 難以追蹤：一旦需要查找某位訪客的資料，繁瑣的手動記錄使得查詢變得困難，增加了時間成本。

2. 安全性不足

• 身份識別風險： 缺乏有效的身份識別系統，使得企業在識別訪客身份和權限時存在安全風險，可能導致未經授權的訪客進入敏感區域。
• 訪客權限不明： 未能清楚標示不同類型訪客的權限，增加了管理難度。

Brother提供的解決方案

為了解決上述問題，我們提出了一套全面企業的訪客管理解決方案：

1. 使用 Brother QL820NWB 即場列印訪客名牌

• 核對訪客信息後可以立即列印：利用 Brother QL820NWB 列印機，即時生成智慧標籤（如QR碼貼紙），確保每位訪客在到達時能迅速獲得名牌，將訪客的身份、預約時間及訪問目的即時上傳雲端系統。訪客抵達時，只需在入口掃描機前「嗶」一聲，即完成驗證、領取訪客卡，並導航至目的地。後台系統同時通知受訪單位，確保無縫銜接。相較傳統模式，此方案將登記時間從5分鐘縮減至10秒。
• 免費軟件功能豐富：每個名牌需要包括訪客的姓名、公司、訪問時間及 QR Code，而P-Touch Editor除了文字，更可以加入QR Code，可掃描以獲取更多信息，如訪客的聯繫方式或安排的會議室進出權限。

2. 加入訪客管理系統

• 自動記錄與查詢： 訪客管理系統能夠自動記錄和儲存訪客資料，包括進出時間、訪客類型、會見人等，並提供即時查詢功能，方便管理和追蹤。
• 數據分析功能：系統能夠生成各類報告，幫助行政部門做企業分析訪客流量和訪問模式，進一步優化接待流程和資源配置。

3. 使用簡潔標籤設計

• 提升識別效率：簡潔、清晰的標籤設計使訪客身份一目了然，增強了前台工作的效率，讓工作人員能迅速識別訪客身份，而且不同顏色或樣式的標籤可以明確標示訪客身份，例如供應商、面試者或合作夥伴。

經過實施上述解決方案，客戶獲得了顯著的成效：

1. 接待流程更順暢

• 工作量減少：導入標籤解決方案後，前台工作人員因為名牌的即時打印和自動記錄系統使得接待流程變得更加流暢，安全警報事件大大減少，因系統自動比對黑名單並記錄出入軌跡。

  指標	傳統模式	標籤解決方案
  登記時間	5 分鐘	10秒
  錯誤率	15%	0.5%
  每日處理量	200 人	500 人
  安全合規	中等	優秀

• 改善訪客體驗： 快速的接待流程提升了訪客的滿意度，讓他們感受到企業的專業與重視。

2. 訪客資料完整記錄

• 信息準確性提高： 自動化的記錄系統確保了訪客資料的完整性，所有關鍵信息均被詳細記錄，方便日後的追蹤和管理。
• 提升安全性： 清晰的記錄和標示系統增強了企業的安全性，確保了未經授權的人員無法輕易進入敏感區域。

3. 企業形象更專業

• 提升企業形象： 專業的名牌設計和流暢的接待流程提升了企業的整體形象，讓訪客感受到更高的重視和尊重，增強了企業的信任感。

總結

雖然是看似微不足道的訪客接待工作，但我們的客戶在加入標籤機升級整套系統後，大大提升了公司的專業形象，而且省卻了客戶員工接待的時間，減少出錯及提升安全性，是大企業鞏固品牌形象的第一步。無論您是企業管理者或設施負責人，現在就是導入的最佳時機 —— 讓標籤成為您效率升級的關鍵夥伴！