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為混合工作創建具成本效益和生產力的IT基礎設備
簡單的 IT 轉變對促進有效的混合架構如何產生巨大影響
於現今大多數企業都經歷了急速轉變為遙距工作架構。對於 IT 部門而言，必須快速應對技術、安全和運營方面的挑戰 — 主要是透過快速作出反應並修正。現時，隨著我們適應新常態，我們重新構想的工作架構帶來了更多新挑戰。根據McKinsey最新的研究，十分之九的企業將把遙距和實地工作結合到混合架構中。然而，68% 的人並沒有作出詳細的計劃或策略。對於任何規模的企業來而言，IT 策略將會被證明是非常重要的。
無論選擇什麼工作模式，IT 專業人員都必須確保他們的企業在 IT 基礎設備方面接受遙距優先的思維模式，確保成本效益、工作流程流暢、提供高度的員工支援和生產力。時至今日，快速反應並修正可能是足夠，但現在必須用更長期專注於流程處理和基礎設施開發。採用正確的方法，有助避免因 IT 基礎架構實施不充分而產生的任何額外費用。
對於遙距工作的員工而言，提高工作效率是十分重要
有效的 IT 基礎設備在人們的日常工作生活中發揮著十分重要的作用 — 在混合架構方面亦可以影響成效。
由於團隊主要是遙距工作，因此協作和溝通變得十分重要。企業已經開始依賴 Slack 和 Microsoft Teams 等團隊共同作業軟件進行日常溝通，並透過視像會議進行協作。雲端軟件、網絡的可訪問性和對存取安全共享文件是持續協作和生產力的關鍵。為了按地點改善生產力，應將遙距工作日編排給需要更多專注的個人任務。有效的 IT 基礎設備對於確保在家工作時的生產力得到提升而不是受到阻礙，起重要作用。
網絡連接可能是正確使用混合架構的最大挑戰之一
最近的數據顯示，每 10 名員工中就有 9 名因互聯網連接不佳和網絡連接不足，而在每個工作天中損失了至少半小時。簡單而言，在家工作網絡可能比較不穩定。
於高效且高生產力的混合和遙距工作環境，當用戶不在辦公室時，存取公司網絡是關鍵。例如，這可以透過 VPN 來達成。然而，在全公司範圍內都使用全新的網絡，當然會對成本構成影響。但也不一定要有這個方法。當前使用中的網絡也可能符合要求，可能只需要以不同的方式去使用它們。
首先必須評估現有網絡。應該使用智能系統，於探索其他可能成本更高的途徑之前，對目前網絡和 IT 系統進行全面分析。至於那些在家遇到互聯網連接問題的人，可以為他們提供用於有線連接或移動熱點的乙太網電纜。
在維持 IT 成本效益的同時，維持人們的生產力應是目前做法的和需要改變之間要取得的平衡。
無邊界辦公室 — 工作流程現時必須數碼化（使用正確的工具來促進它）
隨著分散式團隊遙距協作，現時的工作過程或流程必須數碼化，並且可以於互聯網存取。非常重要的是，透過 IT 系統和流程以及網絡可訪問性將分散的勞動力聚集並更得強。
公司需要根據員工和業務需求，實施雲端軟件解決方案（無論是團隊共同作業軟件、項目管理工具還是視像會議軟件），做出正確的決定。同樣，必須在人員需求和成本考慮之間取得平衡。
由於現在需要將檔案數碼化，因此還要分析如何以及在何處實施獲取信息解決方案。隨著流程數碼化的程度提高，對網絡、設備和檔案安全的需求也隨之增加。員工在公共場所使用個人電腦處理敏感文件，可能會增加網絡攻擊的風險。當團隊成員在網絡外工作時，也有可能延遲偵測和安全回報。公司需要向所有員工提供安全的硬件，及如何和為何一定要使用公司網絡的詳細檔案解說。網絡安全專家的外部支援，對於確保提高網絡安全性也十分重要。
調整現有 IT 流程和解決方案將有助維持混合員工的生產力
為員工提供遙距網絡訪問是生產力的基本，因為它為他們提供了有效和安全地完成工作的基礎 — 在數據和檔案的可訪問性方面，基本上都模仿了他們的辦公室設置。然而，無可避免地問題將出現在個人身上，就像他們在傳統的辦公環境中的那樣。在辦公室中，這種 IT 支援通常是一種快速解決方案，透過快速訪問辦公桌面電腦解決問題，並在一杯茶的時間就可以提供進一步的解釋和教育。
現在，團隊成員可以靈活地在家中或辦公室工作 — 無論是遇到問題的人還是解決問題的人 — 對 IT 基礎架構產生了新的影響。為了快速有效地診斷問題，遙距管理工具是關鍵。 IT 團隊能夠立即遙距登錄和訪問設備，因此團隊成員毋須嘗試透過電話解釋他們遇到的問題，維持員工的生產力並維持 IT 團隊的效率和成本效益。
混合結構依賴直屬經理和團隊成員之間的信任，現在員工的生產力是透過成果而不是在辦公室花的時間來衡量的。這樣做的一個後果是，在遙距工作時，個人可能會切換到更適合他們的工作時間，而不是傳統的辦公時間。這給 IT 帶來了連鎖反應，可能需要在辦公時間以外協助。可能需要考慮延長 IT 幫助台的工作時間，同時確保檔案齊全，詳細說明常見問題及其解決方案。另外，還必須實施有效的培訓，以減少任何未來潛在的IT 問題。
只需簡單更改 IT 基礎架構
對於大多數企業而言，混合結構看起來將成為短期和長期的永久固定組合。這將對IT 部門繼續造成壓力——微軟最新的研究表示，與 2020 年同月相比，2021 年 2 月發送的電子郵件數量增加了 400 億封。
為了使混合工作對企業及其員工有效，IT 基礎設施可以發揮不可或缺的作用，關鍵是要保持員工生產力和公司成本效益。實現這些方案對目前工作方式而言，一開始似乎是重大轉變，但透過調整現有解決方案，以新方式工作，避免實施全新基礎設備的相關成本，並避免花費大量資金來修復考慮不周的解決方案。無論是改進檔案和培訓、重新使用現有網絡的方式，還是增加對雲端軟件的依賴，都可以找到簡單直接的解決方案。
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